A párommal évek óta könyvelőirodát működtetünk, vezetünk. Szerencsénk van, mert előnyösen tudjuk ötvözni a home office és a hagyományos iroda előnyeit.
Egy közeli iroda előnyei – avagy a home office hátrányai
Tízemeletes panelben, és 3 emelettel a lakásunk felett van az iroda. Nincs utazás, haza tudunk menni ebédelni, mégsem az otthonunkat terheljük a munkával, tudunk kulturált körülmények között ügyfelet fogadni, nem zavarja meg a tárgyalást a gyerekszobából kihallatszó játék hangja, nem akar bekapcsolódni a beszélgetésbe a kutyánk … A mostani helyzetben is könnyebben oldható meg a gyerekfelügyelet (illetve eddig is így működött betegség esetén), és az otthoni tanulás is. Az, hogy mégsem a lakásban dolgozunk, ösztönöz arra, hogy ne pizsamában, macinaciban dolgozzunk, és szerencsémre, a kajás hűtő is távolabb van, mégis élvezzük a home office minden előnyét. Rugalmasabban tudjuk kezelni az ügyfelek fogadását is. Egy hagyományos, távolabb levő munkahely, iroda esetén komoly nehézséget jelentett volna az, amikor az egyik vendéglátós ügyfelünk este 11-kor, zárás után hozta a könyvelési anyagot, de így a családi estét sem zavarta meg különösebben.
A jelenleg velünk dolgozó, nyugdíjas kolléganőnk nem akart otthonról dolgozni, nem akart irodát csinálni a nappalijából, szüksége van arra, hogy reggelente csinosan felöltözzön, és eljöjjön dolgozni. Szerencsére neki még ki tudtunk alakítani az irodánkban egy kellemes munkakuckót. Kolléganőnk azért is vállal munkát nyugdíjasként, mert ki akar mozdulni otthonról, és közösségbe akar tartozni. A közösségbe tartozás érzésének fenntartását, az optimális személyes kapcsolattartás módjának kialakítását nagyon komolyan kell vennünk a jövőben.
Home office bevezetés
Az irodánk korlátozott befogadóképességére tekintettel, cégünk bővítését az első pillanattól úgy terveztük, hogy az új kollégák majd otthonról, home office rendszerben fognak dolgozni. Ennek megfelelően választottunk könyvelőprogramot, mely alkalmas erre, de még jelentős informatikai beruházásokra van szükség ahhoz, hogy ez zökkenőmentesen tudjon működni. A kormányzat törekvései is komoly ösztönzést jelentenek arra, hogy irodánkat átállítsuk a digitális működésre. A rendszer szabályos működtetéséhez komoly adatvédelmi megoldásokat kell alkalmaznunk, hiszen a cégünk által átvett, bizalmas dokumentumok egy része kikerül a fizikai ellenőrzésünk alól. Ezeket az új szempontokat is figyelembe véve kell ki- és átalakítanunk a belső szabályzatainkat, szerződéseinket.
Kedves kolléganőnket a járvány most mégis belekényszerítette a home office-ba, ezért nagyon gyorsan kellett biztosítani számára az otthoni munkavégzés feltételeit. Sajnos a válság miatt az informatikai beruházásokat még nem tudjuk megvalósítani, de a többi területen kitűnő tesztelési lehetőségünk adódott a home office rendszerünk bevezetéséhez. Komoly kihívás elé állít minket, hogy a napi munkánk mellett, a partnereinket a válságkezelésben segítve, de szűkös forrásokkal és megfelelő előkészítés nélkül kell belevágnunk a digitális átállásba és a home office rendszer tesztelésébe, bevezetésébe.
Szerkesztői megjegyzés: További pro és kontra érvekért olvasd el Home office otthoni munkavégzés pro és kontra című cikkünket is.
A főiskola befejezése után, a ’90-es évek közepén kezdtem pályafutásomat a vendéglátó-ipar területén. Akkoriban és ezen a területen a „Home Office” teljesen értelmezhetetlen volt. Néha, ha túlságosan sok munkánk volt, akkor került sor az „Munkahely az otthonunk” megoldásra, és előfordult, hogy napokig bent aludtunk az étteremben, szállodában pár órát két műszak között. Fiatalok voltunk, bírtuk! Később hazai és multinacionális cégeknél dolgoztam értékesítési tervezőként (Demand Planner „multinacionális nyelven” 😊), és informatikai területeken. Itt napjainkban bevett gyakorlat az otthoni munka (Agile Working), ám a „betárcsázós” internet (Felnőtt egy generáció, aki nem is hallott róla! ☹) korában, amikor egy laptop még a felsővezetők luxus privilégiuma volt, nekem ez nem adatott meg. Később nemzetközi hátterű, és multi cégeknél mezei értékesítőként, illetve országos értékesítési vezetőként a „Home Office” a mindennapjaim szerves része volt. Munkaidőben látogattuk a partnereket, végeztük az értékesítést, este otthon következett a „könyvelés”, vagyis elvégeztük a papírmunkát, az adminisztrációt, és elküldtük a cégvezetésnek. Előfordult, hogy személyesen hetekig a központ felé se néztünk. Szabad élet volt, belefért a tanulás, egyetemi diploma a BKÁE-n, amit ma Corvinus egyetemként ismerünk. Majd a sors és a válság az adóhatóság kötelékébe sodort, ahol minden sokkal kötöttebb volt. Adóvégrehajtóként ugyan sokszor voltunk területen, de a szigorúan őrzött rendszerekhez történő otthoni hozzáférés megemlítése is szentségtörésnek számított. A végrehajtási eljárás keretében lefoglalt ingó és ingatlan vagyontárgyakat elektronikus árverésen, az interneten értékesítettük. Mi voltunk a „kiválasztottak”, akiknek az asztalán internet hozzáféréssel rendelkező gép is volt, de még ez a gép sem kapcsolódhatott a belső rendszerekhez. Egy szó mint száz, szigorúan a hivatalban fogadtuk az adósokat, az adós cégeket képviselő könyvelőket adótanácsadókat, árverési vevőket, itt írtuk a jegyzőkönyveket. A digitális átállás kezdete után innen vettem át páromtól a családi cégünk az Optima Ratio Kft. könyvelőiroda operatív vezetését. Itt nagyon szerencsésen sikerült ötvöztük a hagyományos iroda és a home office előnyeit. Az iroda velünk egy házban van, mégsem a lakásunkban. Fel kell öltözni, időre be kell menni, ami segít egy tartható napirend kialakításában, a család, a házimunka és a munka szétválasztásában. Persze ugyanígy csábít a túlmunkára is, hiszen munka után egy pillanat alatt otthon vagyok. Ez kifejezetten előny, ha bevallási határidő közeledtével ipari mennyiségben kell a különböző adóbevallásokat előállítani, vagy este, munkaidőn túl kell egy-egy eltévedt ügyfelet fogadni, vagy beesik egy kétségbe esett új partner, hogy segítsünk neki a könyvelőváltásban.
