Még 2020 januárjában is a vezetők, cégvezetők nagy többsége határozottan azt vallotta, hogy náluk nincs home office lehetőség és nem is nagyon akarják bevezetni. A márciusban megérkezett koronavírus járvány megmutatta, hogy ez nem csak egy employer branding (munkáltatói márkaépítés) eszköz, egy generációs hóbortnak való megfelelés, sőt nem is egy opció, hanem a legtöbb cégnél a túlélés egyik alappillére. Home office tanácsok vezetőknek.

A krízishelyzetre tekintettel a bevezetéssel járó mindenféle macerát – mint megvalósíthatósági tanulmány vagy előaudit, kommunikáció előkészítése, technikai eszközök, adatvédelem, stb. átgondolása – átugrottuk és egy huszárvágással 1-2 napon belül mindenkit akit lehetett elküldtünk home office-ba.

Ez így tökéletes megoldás. Gondoltuk.

A gondok azonban a mindennapok menedzselésekor jönnek ki, akkor, amikor a fő feladat, hogy a cég továbbra is az ügyfelek által megszokott minőségű terméket, szolgáltatást nyújtsa. Ez most a cég túlélésének egyik kulcsa.

A korábban a home office-t már alkalmazó és/vagy üzletfolytonossági tervvel (rendkívüli eseményekre való felkészülés) cégeknek volt ideje végiggondolni a felmerülő problémákat és találtak rájuk megoldásokat. Nektek azonban most bukkannak fel egymás után a kérdések:

  • Hogyan adjam ki a feladatokat?
  • Hogyan ellenőrizzem? (nem csak a feladat elvégzését, hanem azt is, hogy dolgozik-e egyáltalán…)
  • Hogyan motiváljam a kollégákat?
  • Hogyan segíthetem őket, hogy távolról is a céget támogassák szakmai tudásukkal?

Tudjuk, hogy vakon repülni nem jó. Ezért itt van pár szempont vezetői tippekkel, amivel könnyebb lesz menedzselnetek a home office-ra átállt céget.

0. Vezető home office-ban

A kiindulási pontunk, hogy Te, mint vezető hogyan dolgozol home office-ban. Az, hogy számodra – a jelenlegi helyzettől függetlenül – megfelelő munkamódszer-e a home office, az csak egy kiindulási alap. A fontos, hogy tudd, hogy ez mindenkinek más. Ha a számodra ez egy jó megoldás, vagy éppen ellenkezőleg, te nem vagy jó az irodán kívüli munkában – attól a munkatársaitok számára ez nem ugyanazt jelenti.

Ezért kiindulási alapnak gondold át, hogy nektek, mint vezetőknek mi jelent ebben előnyt és mi hátrányt. Írjatok egy sima listát, vagy egy egyszerű elmetérképet. Miután ezeket tudatosítottátok gondoljátok át, hogy a kollégáitok számára mik ezek az előnyök és hátrányok. Annak érdekében, hogy egyszerűbb legyen végiggondolni adok pár kapaszkodót.

1. Személyiségek

A home office-ban működés alapja nem elsősorban a generáció kérdése. Attól függ, hogy kinek milyen a személyisége. Alapvetően – bent az irodában is – az számít, hogy mekkora felelősséget vállal a munkájában. Mennyire tudja beosztani az idejét, milyen jó energiamenedzsmentben. Mennyire megoldásfókuszú ahelyett, hogy a problémákra koncentrálna. Mennyire jó a kommunikációs készsége. Mennyire tud precízen és határidőre dolgozni – akár nyomás alatt is…

Ha úgy választottátok ki a mostani munkatársaitokat, hogy megvannak a munkakörükhöz szükséges készségeik, akkor home office-ban sem lesz gond velük. Ha a kiválasztásnál nem törekedtetek a tökéletes személyiségű emberek megtalálására, akkor most két dolgot tehettek. Az egyik, hogy támogatjátok, fejlesztitek őket, hogy hatékonyan tudjanak távoli menedzseléssel is dolgozni. A másik, hogy más megoldást kell találnotok, mert ha az alapkompetenciáik nincsenek meg, akkor nem most lesz a megfelelő alkalom arra hogy csak ebbe rendkívül sok energiát tegyetek, mert az most másra kell.

Vezetői tippek:

Tehát nem a generáció számít, hanem a személyiség. Nézzétek végig a munkatársakat, hogy ki miben erős, és mi az amiben támogatni kell (időtartás – kisebb feladatok-többszöri ellenőrzés, gyakoribb kommunikáció, sűrűbb visszajelzés, dicséret,…). Ha a munkatársaid személyiségére fókuszáltok, akkor a többi pontnál sokkal könnyebb dolgotok lesz.

2. Körülmények

A személyiség mellett ebben a helyzetben fontos hogy figyelembe vegyétek az egyes munkatársak körülményeit. Van akinek ez remek megoldás, hogy az egyterű iroda helyett nyugodtan dolgozhat és még utaznia sem kell. A munkatársak nagy részének azonban most nehezített pályát jelentenek az otthon maradt óvódások akiket egyébként sem könnyű lekötni, az otthon tanulni kényszerülő iskolások, hogy a többi családtagról ne is beszéljünk. Ezek még egy egyébként önmotivált és fegyelmezetten dolgozó munkatársnál is fennakadásokat okozhat, egy amúgy is szétszórtabb és kommunikatívabb vagy esetleg negatívabb kolléga számára pedig óriási nehézségekhez vezet.

Vezetői tippek:

Kommunikáljatok a munkatársakkal. Tudjátok – a személyes adatok tiszteletben tartásával -, hogy kinél mi a helyzet, mi okozhat nehézséget és erre találjatok megoldást. Nagy valószínűséggel nem csak térben, hanem időben is rugalmasnak kell lennetek. Ha megoldható, akkor nem csak a 9.00 -17.00 tartó munkaidő működik, mert lehet, hogy reggel vagy este jobban tud dolgozni. Lehet, hogy blokkosítva tudják megoldani a munkát, ami számotokra is jobb lehet, mert akkor koncentráltabban és jobb minőségben tud dolgozni. Előfordulhat az is, hogy cégen belül érdemes egy-egy feladatot, munkakört ennek megfelelően átalakítanotok. Legyetek ti is rugalmasak, jobb ha most tudtok hajolni, mint hogy eltörjetek.

3. Kapcsolattartás

A kommunikáció most fontosabb, mint bármikor. Nem csak az ügyfelekkel, partnerekkel hanem kiemelten a munkatársakkal is. Ha rendszeresen és több csatornán kommunikáltok, akkor azzal biztosabb alapot tudtok adni a cégnek. Mindegy, hogy milyen területen merül fel probléma, lehetőségetek lesz megoldani, korrigálni.

Ha nem kommunikáltok, akkor erre esélyetek sem lesz. A struccpolitika most nem kifizetődő. Lehet, hogy eddig az irodában is keveset beszélgettetek egymással, elég volt a jelenlét, hogy láttátok egymást és mindenki tette(?) a dolgát. Ez most a home office és a fizikális távolság miatt nagy kockázati tényező lehet, ami nem csak a cég hosszú távú működését, hanem már rövid távú túlélését is befolyásolja.

Home office tanácsok - kapcsolattartás

Vezetői tippek:

Használjatok minél több hivatalos, nem hivatalos kommunikációs csatornát. Értekezletekhez, meetingekhez, online belső oktatásokhoz a Slack, a Zoom, a Skype mellett sok – most akár ingyenesen – elérthető eszköz áll rendelkezésre. De használhatjátok a közösségi média csatornákat, létrehozhattok csoportokat, és találhattok olyan alternatív kommunikációs csatornát is, amit nem a munkára, hanem kifejezetten az „online csapatépítésre“ cégetek közösségének fejlesztésére, az összetartás erősítésére használhattok.

Ha vezetőként, cégvezetőként introvertáltak vagytok, akkor találjátok meg a módját, hogy hogyan tudnak a kommunikációs csatornák minél hatékonyabban de más módon működni. Keressétek meg, hogy jobb ebben nálatok, ki tudná ezt jól csinálni. (Ráadásul még ti is fejlődhettek ebben a helyzetben.)

4. Feladatkiadás, ellenőrzés

A személyiségek mellett a lényeg, hogy itt van a kutya elásva. Ez az a pont, ahol home office-ban kijön, hogy ki milyen vezető. Nem most ebben az időszakban, hanem egyáltalán. Aki jó vezető, az a home office bevezetésével és a korábbi vezetői eszköztárral is eredményes lesz. Mert a vezetői eszköztáratokat nem kell megváltoztatni, maximum kicsit módosítani rajta. Csupán a csatorna változik, nagyobb hangsúly lesz a virtuális csapatok menedzselésén és az ahhoz kapcsolódó vezetői készségeken.

Azért, hogy jobban érthető legyen: ha eddig a vezetői szobátok előtt ültek a kollégák és úgy sem dolgoztak „rendesen“, számotokra akkor is nehézséget okozott a motiválás és a feladatok határidőre történő elvégeztetése, akkor most ezek a problémák fel fognak erősödni. Mert nem látjátok őket, nem tudjátok mit csinálnak. Ez egyre jobban fog frusztrálni. Most hiába vezettek be mindenféle szoftvereket, hogy ellenőrizni tudjátok mikor mit csinál. Egyrészt ezek – kevés kivétellel – nem hatékonyak, másrészt GDPR szempontból csak meghatározott módon és célra alkalmazhatóak, harmadrészt ne aggódjatok, mert megvannak munkatársi oldalról is azok az eszközök, hogy hogyan lehet ezeket kijátszani. Tehát ne erre koncentráljatok, hanem arra, hogy hogyan lehettek jobb vezetők.

Vezetői tippek:

  • A home office-nál a legfontosabb tényező a BIZALOM. Ha ez nincs, akkor igyekezzetek a bizalmat növelni. Ez egy kétoldalú dolog, amiről érdemes cégen belül beszélnetek és minden irányban kommunikálnotok, javítanotok (vezető-vezető, vezető-munkatárs, munkatárs-munkatárs).
  • A folyamatokat – ha eddig még nem tettétek meg – akkor írjátok le. Tudjátok pontosan, hogy milyen külső és belső folyamatok vannak a cégben és azzal kapcsolatban kinek mi a feladata. Ezt tudjátok dokumentálni, és CRM rendszerben, vagy akár ingyenes projektmenedzsment szoftverben egyszerűen és átláthatóan működtetni.
  • Ha megvan a bizalom, a folyamatok írásban vannak és működnek, akkor az ellenőrzés már nem okoz akkora gondot. Egy nagyon sikeres regionális értékesítési vezető mondta egykor, hogy „a bizalom alapja a sűrű ellenőrzés“. Teljesen igaza van. De tudjátok, hogy ha van bizalom és működő folyamatok, akkor ez az ellenőrzés inkább támogató, és nagyon sikeressé teheti a céget, ha viszont nincs bizalom és leírt működő folyamatok, akkor az ellenőrzés mindig a kemény oldalt képviseli, aminek egy negatív légkör a következménye, ami nem a produktivitást eredményezi.

5. Technika, technológia

Jövőkutatóként és HR vezetőként már régóta felhívom a figyelmet arra, hogy a technika, technológia, a mesterséges intelligencia és az automatizáció jelentős változásokat fog hozni a gazdasági és a társadalmi életben. Bár az ehhez kapcsolódó „nagy munkaerőpiaci összeomlást“ (amikor sok munkakört helyettesíteni lehet robottal, automatizációval) csak 2025-re jelezték előre, a koronavírus sok mindent átírt. A technika, technológia szerepe ugrásszerűen megnőtt. Az, hogy home office-ban dolgoztok azt jelenti, hogy ha hosszú távon sikeresek akartok lenni, akkor ezt nagyon gyorsan be kell építeni a cég működésébe. Nem csak a webshopba és az online eszközök használatába. A működésetek lehető legtöbb területébe.

Vezetői tippek:

Nézzétek át a cégben – ha lehet minél több munkatársat is bevonva -, hogy mit tudtok a technika, technológia működő modelljeiből, vagy újításaiból beépíteni a cég működésébe. Mit lehet automatizálni, online térbe átvinni, egyszerűsíteni, digitalizálni, papírmentesíteni. Vagy teljesen más szintre emelni. Aki minél előbb megteszi ezt, az annál nagyobb, esetenként behozhatatlan előnyre fog szert tenni akár pár hónapon belül. A home office-ban működés ehhez egy másfajta szemléletet adhat, ami még jó is lehet ebben az esetben. A megoldásokhoz is használjatok minél több kommunikációs csatornát és minél több alternatív és kreatív eszközt. Nem a tökéletesség a lényeg, hanem hogy induljatok el.

6. Visszajelzések

Ha gyorsan bevezettétek a home office-t és a fent végigvett pontokat beépítitek a működésetekbe, akkor még egy fontos lépés van az eredményes működéshez: az, hogy kérjetek minél több visszajelzést.

Vezetői tippek:

Akitől lehet mindenkitől kérjetek visszajelzést:

  • Az ügyfelektől, hogy tudjátok milyen az ügyfélkiszolgálás minősége, nem rontott-e a rajta a home office-ban működés. Fontos, hogy az ügyfelek ne érezzék meg, hogy ti home office-ban működtök – függetlenül attól, hogy nyilván mindenki tudja. A korábbi pontokban végigvett szempontok (személyiségek, körülmények, vezetők, stb.) ronthatnak a minőségen, de az ellenkezője is lehet: nagyon jó hatással is lehet a munkavégzés minőségére az otthoni munkavégzés, a nagyobb vezetői odafigyelés, a cégvezetés koordináltabb működése.
  • Kérjetek a munkatársaktól, cégen belül a vezetőktől is rendszeres visszajelzést. Nem kell ennek formalizáltnak lennie, minden apró impulzusnak is jelentősége lehet. Mi okoz nehézséget, milyen problémáik vannak függetlenül attól, hogy az a hagyományos üzletmenettel vagy a home office-szal vannak összefüggésben, milyen jó gyakorlatok, praktikák vannak, milyen új módszereket, eszközöket találtak ki, milyen megoldási javaslataik vannak egy-egy felmerült problémára. Amin lehet változtassatok és hosszú távon építsétek be a mindennapokba. Érezzék a kollégák, hogy attól mert home office-ban dolgoztok, attól a dolgok még működnek, sőt akár még jobban is mint általában, mert jobban odafigyeltek.
Home office tanácsok - eredmények

Vezetői összefoglalóként

A home office vezetői alapelve: Nem a jelenlét a fontos, hanem az eredmények. Így vezessetek, minden működési elemnél erre koncentráljatok – figyelembe véve a saját és munkatársaitok személyiségét, körülményeit, visszajelzéseit és javaslatait.

Mindemellett nyugtasson meg, hogy akik már korábban bevezették a home office-t ők ugyanezekkel a nehézségekkel szembesültek, csak nekik volt idejük kísérletezni. Úgyhogy ti is hibázhattok, kísérletezhettek, sőt még felhasználhatjátok az előttetek járók tapasztalatait is (tudjátok a más kárán tanul az okos alapelven). Csak tegyétek gyorsan és odafigyeléssel.

A home office működés nem egy hirtelen jött átok, hanem egy lehetőség, amit ha kihasználtok, akkor jelentős előnyökre tehettek szert.

Ha visszatér az élet a rendes kerékvágásba akkor ezekkel a tapasztalatokkal tovább tudtok lépni: kisebb iroda is elég lesz, így jelentős költséget tudsz megtakarítani; rugalmasabb munkahelyként (időben és térben) tudtok működni, amivel a legjobb munkatársakat tudjátok vonzani; a maradó kollégák nagyobb felelősségvállalással és önállóbban fognak dolgozni; illetve nem utolsó sorban a ti vezetői gondolkodásotok is megváltozik és olyan dolgokat is meg tudtok a jövőben tenni, amikről eddig úgy gondoltátok, hogy lehetetlen.

Tihanyi Gabriella
A cikk szerzője: Tihanyi Gabriella

Rugalmas munkahely nagykövet vagyok, a Flexy.hu és a Rugalmasmunkahely.hu alapítója.
Hiszek abban, hogy az időben és térben rugalmas munka támogatja az embereket és a cégeket az egyre nagyobb teljesítmények elérésében és a hatékonyabb, eredményes munkavégzésben. Több mint 20 éves szakmai tapasztalatomat multinacionális cégeknél, hazai nagyvállalatoknál és a kkv szektorban szereztem HR tanácsadóként, személyzet-, szervezetfejlesztési és HR vezetőként. Ezért arra biztatom az arra nyitott vezetőket, munkatársakat és cégvezetőket, hogy gondolkodjunk másképp a munka világáról.
A világ gyorsan változik, így nem csak egy adott irodából, vagy városból lehet jelentős hozzáadott értéket teremteni, hanem bárhonnan (és bármikor). Ez mindegyik fél számára előnyt jelent. Megoldás a cégek számára a legjobb munkatársak megtalálására és megtartására, a kollégáknak/partnereknek pedig lehetőséget biztosít arra, hogy nagyobb felelősséggel – de gátló korlátok nélkül dolgozhassanak – akkor amikor a leghatékonyabbak.
Nem akarok senkit győzködni. Akik viszont nyitottak az időben vagy térben rugalmas munkavégzésre – rugalmas munkaidő, home office, távmunka, részmunkaidő, job sharing, 4 napos munkahét, stb. – azoknak szeretnék a témához kapcsolódó minden eszközt, módszert, tudnivalót megadni legyen az HR, munkajog, munkavédelem, IT biztonság vagy adatvédelem.