Home office és kárrendezés

A járványveszély miatt kikényszerített gazdasági átalakulás egyik kulcsszava lett mára a home office. A vállalkozó, ha csak teheti, otthonra delegálja a munkát magának is, és munkatársainak is. Vannak persze olyan szakmák, ahol ezt nem lehet annyira egyszerűen megtenni. Az ügyvéd és a marketinges remekül elboldogul az otthoni dolgozószobában, de hogyan alakítson ki otthoni munkahelyet a kőműves vagy a redőnyszerelő?

A válságos helyzet mindenkiből kikényszeríti a kreatív megoldásokat, úgyhogy ne vessük el az elsőre lehetetlennek tűnő megoldásokat sem. Egy kétkezi munkát végző, személyes kapcsolatra épülő vállalkozás is kétféle feladattal foglalkozik:

• a tényleges munkavégzéssel és
• a vállalkozás adminisztratív feladataival, pénzügyekkel, marketinggel, szervezéssel és irányítással. Ez utóbbi pedig otthonra is kiszervezhető.

Új vezetői szemléletet követel a home office

Az otthoni munkavégzés – vagy maradjunk az ismert home office kifejezésnél –, meghonosítása a vállalkozás vezetője részéről elsősorban egy új szemlélet elsajátítását jelenti. Nem az otthoni munkakörnyezet kialakítása, nem is a számítógép és a használt programok a kérdésesek. Még csak nem is az, hogy az otthoni munkára kényszerített dolgozók képesek-e alkalmazkodni a helyzethez. A legfontosabb feladat, hogy maga a vezető felkészüljön erre a helyzetre. A legtöbb vezető ragaszkodik a személyes kapcsolathoz. Sokan nehezen szabadulnak attól a gondolattól, hogy munkatársaik csak azért dolgoznak, mert erős kézzel fegyelmezik őket. Aki nincs szem előtt, aki nincs itt, az nem dolgozik.

A másik nagy tabu a munkaidő kérdése. A magyar munkahelyek többsége nem teljesítmény-, hanem munkaidő-központú. Nem baj az, ha az üzletkötő csak délelőtt 10 óra után tud érdemi munkát végezni, mert akkor tudja elérni az ügyfeleket, akkor is jöjjön be reggel hétre / nyolcra, mert mi akkor kezdünk. Majd végez valami alibimunkát, tologatja a papírokat 10 óráig, amikor végre el tud kezdeni telefonálni.

A hiedelmekkel ellentétben, a szellemi munkát végző dolgozók jelentős része lelkiismeretesen és alaposan elvégzi a munkáját akkor is, ha a főnök vigyázó szeme nem követi minden mozdulatát. Képes saját magát motiválni, beosztani az idejét és a feladataira koncentrálni otthoni környezetben is.

A legtöbb olyan cégnél, ahol valaki elég bátor volt ahhoz, hogy otthoni munkavégzésre küldje az embereket, egyáltalán nem csökkent a munka hatékonysága, sőt, inkább nőtt a termelékenység. Kiderült, hogy az emberek sokkal rövidebb idő alatt is képesek elvégezni a feladataikat, mint amennyi a hivatalosan előírt munkaidejük.  Képesek maguk megszervezni a munkájukat és nem ülnek le délelőtt a tévé elé, ha éppen végeztek az aktuális feladattal. Sőt, néha az otthoni munka bevezetése éppen azzal járt, hogy elkezdtek többet dolgozni, nehogy lazsálással vádolják meg őket.

Hogyan vezessük be a home office munkavégzést?

Minden egyes munka apró folyamatok egymáshoz kapcsolódásából áll. Amikor bent vagyunk a munkahelyen, rengeteg emberhez kapcsolódunk. Az egyik hoz egy eszközt, a másiktól feladat érkezik, a harmadiktól segítséget kérünk, a negyediknek beszámolunk, stb. Ha előkészítés nélkül otthonra delegálunk minden munkát, akkor ezektől a folyamatos áramlásoktól egy csapásra elvágjuk a dolgozót.

Első lépés tehát az legyen, hogy azonosítjuk, mire van szüksége a munkája elvégzéséhez:

• kitől, milyen csatornán, hogyan kapja a feladatát,
• egyértelműek-e a kapott utasítások, milyen csatornán kaphat pontosítást,
• kinek kell átadnia az elvégzett munkát,
• ki fogja ellenőrizni az elvégzett feladatot, stb.

Kommunikációs csatornák és eszközök

A második lépés, hogy konkrét eszközt, kommunikációs csatornát kell rendelnünk az összes azonosított feladathoz, kapcsolathoz. Különben az lesz, hogy a munkatárs e-mailben beküldi a kész anyagot a cég központi címére, de azt nem a felettese nézi, hanem a titkárnő. Ő nem tudja, mit kezdjen vele, a munkát váró felettes meg dühöng, hogy semmit nem kap meg időre.

Sajátos területe a kommunikációs csatornáknak egy vállalkozásnál a vezetői döntéshozatal, a „szolgálati út“. Kinek a jóváhagyása kell egy intézkedéshez és hogyan lehet azt beszerezni?

Például egy ügyfélszolgálatos munkatárs elvileg jól el tudja végezni otthon is a feladatát egy átirányított telefonnal és az e-mailhez, weboldalhoz történő hozzáféréssel. Csakhogy mekkora jogköre van intézkedni vevőreklamációk esetén? Mit kell jóváhagyatnia a főnökével, és hogyan kell azt beszereznie? Elvileg minden fontos döntés előtt felhívhatja a felettesét, azt azonban nem tudja megtenni, hogy aláírásokat gyűjtögessen a belső dokumentumokra. Van itt is megoldás: vagy szélesebb jogkör kell a döntésekhez, vagy elektronikus eszközök a jóváhagyáshoz.

Hozzáférés az eszközökhöz

Tisztázni kell az eszközökhöz történő hozzáféréseket. Ha eddig mindent házon belül oldottunk meg, akkor problémás lehet még az is, hogy a munkahelyi e-mailre érkező leveleket ki fogja elolvasni. Vannak még jócskán ilyen területek:

• munkahelyi levelezés,
• számítógépes szerverhez hozzáférés.
• Számlázóprogram elérhető-e interneten vagy csak az irodában?
• Mennyire kellenek a napi munkához az irodában tárolt papírok, dokumentumok?

Az otthoni munka hatékonysága csak akkor tartható fenn, ha át tudunk térni a digitálisan is hozzáférhető, gyorsan megosztható források és eszközök használatára. Ha eddig CD alapú jogtárból néztük a vonatkozó jogszabályokat, akkor most térjünk át az internetes kiadásra, mert nem tudjuk egyik lakásból a másikba hordozni az egy darab CD lemezt, amire a cég előfizetett.

Kárrendezési irodánk – egy jól működő példa

Kárrendezési irodánkban elsősorban 8 napon túl gyógyuló, súlyos személyi sérüléses közlekedési balesetek baleseti kártérítési igényeivel, és külföldi vétlen gépjárműbalesetek kárigényeinek összeállításával foglalkozunk. Ügyfeleinket képviselve a lehető legmagasabb kártérítést harcoljuk ki a biztosítóktól. Tény, hogy mindezek könnyen digitalizálható munkák, hiszen legtöbb esetben dokumentumok alapján dolgozunk, szakértői véleményeket állítunk össze, illetve teljesült megbízások eredményeit használjuk fel ügyfeleink érdekében. Sok a személyes találkozás is ügyfelekkel, ügyvédekkel, szakértőkkel, biztosítási szakemberekkel.

A legnagyobb kihívás számunkra is a személyes kapcsolatok visszaszorítása volt. Székesfehérvári irodánk kiürült. A papíron érkező postáért csak pár naponta megyünk el, s igyekszünk minden kommunikációt az internetre terelni. Szerencsénk van, a digitális ügyintézés térhódítása elég jelentős a biztosítási ügyek intézésében. Lehet, hogy az ügyfél ebből ma még keveset vesz észre, de a biztosítók gond nélkül állnak át a papírmentes ügyintézésre. Az elektronikus aláírásnak köszönhetően hiteles dokumentumokat tudunk a biztosítók és ügyfeleink számára is interneten eljuttatni.

Tény, hogy az otthoni munkavégzés rutinjait nálunk is ki kellett alakítani. Munkatársaink családos emberek, akiknek otthon is meg kell értetniük, hogy adott esetben anya vagy apa akkor is dolgozik, amikor csak ül a számítógép előtt. Nem játszik, nem a híreket olvassa, tehát nem zavarjuk percenként azzal, hogy mi legyen az ebéd és vigye már ki a szemetet. Ehhez mindkét fél – a család és a munkavégző – részéről is sok türelem és sok gyakorlás szükséges. Most a válság kikényszeríti ezeket a lépéseket, s akkor is haladnunk kell ezen az úton, ha néha még döcögősen megy. Amit viszont most megtanulunk, az egy évtizeddel repíti előre a munkakultúránkat.

Adatok védelme

Úgy gondoljuk, hogy végezetül a home office kapcsán feltétlenül szót kell ejtenünk az adatvédelmi kérdésekről is. Az otthoni munkavégzés a legtöbb vállalkozásnál most nem egy lassú, átgondolt fejlődés eredményeként valósul meg, hanem egyik napról a másikra, hirtelen. Így könnyen elképzelhető, hogy fontos kérdések megválaszolása kimarad, nem törődünk velük. Senki nem foglalkozik az adatvédelemmel, amíg az a gond, hogy halljuk-e egymást a csevegőcsatornán vagy nem.

A tömegessé váló home office most érzékeny vállalkozási adatok tömegét szórja szét lényegében alig védett, otthoni számítógépeken. Otthonról dolgozó munkatársaink szakmai, pénzügyi információkkal dolgoznak azokon a gépeken, melyeket korábban csak játékra vagy néha szövegszerkesztésre használtak. Bánjunk óvatosan az adatvagyonnal! Könnyen lehet, hogy az alsó tagozatos kisgyermek ugyanazon a gépen írja a házit, melyen apa délután a cég ügyeit intézi. Elég egy óvatlan mozdulat, hogy a két munka összekeveredjen, és valami törlődjön vagy illetéktelen kezekbe kerüljön. Használj különböző biztonsági programokat, pl.: tűzfal, jelszókezelők, vírusirtó programok, stb., melyek közül jó néhány ingyenes letöltéssel is elérhető szoftver. Úgy gondoljuk, ezzel a kérdéssel a lehető leghamarabb foglalkozni kell, főleg, ha hosszabb távon is meg akarjuk tartani a most gyorsan létrehozott, otthoni munkahelyek előnyeit.