4 tipp, hogy ne legyen káosz, ha otthon végzed a munkád

Kilenc éve dolgozom a lakásunk nappalijában kialakított íróasztal mellől, ezért a home office fogalma már nem ismeretlen számomra. Ebben a cikkben négy praktikus tippet osztok meg veled, ami az online végzett munka kapcsán ehhez a speciális munkakörnyezethez kapcsolódik.

Első tipp az otthoni munkavégzéshez: Ne hagyd, hogy a szennyes hátba dobjon

Kezdjük rögtön egy vicces tanáccsal. Édesanyaként, feleségként a házimunka egy részének elvégzése is a feladatom. A szennyestartó úgy alakult, hogy a hátam mögött helyezkedik el, így sokszor éreztem azt régebben, hogy amikor munkát végeztem, a szennyes surikeneket (nindzsa dobócsillagokat) dobál a hátamba. Hahó, velem miért nem foglalkozol?! Hű, de tudott fájni! Ha pedig a szennyessel törődtem, az online munkám csinálta ugyanezt! Szinte éreztem a csillagok fájdalmas szúrását! Hogyan lettem ezen túl? Strukturáltam a napomat. Reggel, mielőtt elkezdem a munkát, berakom a mosnivalót. (Így egész nap csendben van.  Már csak be kell állítani a telefont, hogy ha lejár, ki is vegyem. Viccesen hangzik? Ne gondold! Tudnád, hányan nevettünk ezen vállalkozói csoportokban, mert sokunkkal történt meg, hogy estig  ott maradt.) Szóval jegyezd meg: legyen rendelt ideje az online munkának és a házimunkának is. Ne kapkodj ide-oda, mint ahogy én tettem évekig, mert csak hajszolt leszel és úgy fogod érezni, egyiket sem csinálod elég jól.

Második tipp az otthoni munkavégzéshez: Legyen minden karnyújtásnyira

Otthonról dolgozol, tehát elképzelhető, hogy a lakás egész területén, akár a gyerekszobában is lehetnek olyan eszközök, amiket használnod kell. Mire gondolok? Azt tapasztaltam, hogy azok a dolgok, amelyeket a munkához gyakran használsz, a legjobb, ha egy szempillantás alatt a kezed ügyébe kerülhetnek: legyenek azok épp irodai eszközök, vagy nálam például az alkotáshoz kapcsolódó legfontosabb szerszámok. Nekem bevált, hogy a munkaasztalom felületén egy rendszerezőben, egy tálcán vagy pedig az asztal közelében, egy fiókos szekrény legfelső fiókjában tárolom ezeket. Triviálisnak tűnhet, de gyorsítja a munkát, ha nem kell keresgélni minden alkalommal! Kinyújtod a kezed és hopp, már használhatod is.

Harmadik tipp az otthoni munkavégzéshez: Vezess teendőlistát

Még egy tanács, ami a munkavégzés struktúrájának kialakításához is szervesen kapcsolódik. Évekig működtem úgy, hogy „mindent megjegyeztem”. Ugye tudod, miért tettem idézőjelbe ezt a két szót? Mert nyilván a szókapcsolat egyik eleme sem volt igaz. Mivel otthonról dolgoztam, úgy osztottam be az időm és úgy végeztem a teendőimet, ahogy eszembe jutott. Azaz inkább a sürgős feladatot csináltam előbb és nem azt, ami fontos. Amióta azonban teendőlistákat vezetek, sokkal hatékonyabbnak érzem egy-egy munkanapomat. A teendők priorizálása, a napi és heti tervezés rutinommá vált, emiatt szinte nullára csökkent az elfelejtett teendők száma, és a tűzoltásszerű munkavégzés a bekezdés elején említett időszakkal szemben. Jó szívvel ajánlom, hogy akár online, akár papír alapon, de te is kezdj el listákat írni és kezdj el alkalmazni valamilyen ismert teendőkövetési rendszert az otthon, online végzett munka hatékonysága érdekében.

Negyedik tipp az otthoni munkavégzéshez: Szüntesd meg a papírkupacokat

Ha az ember munkát végez, elkerülhetetlen, hogy papírkupacok keletkeznek: folyamatban lévő feladatok dokumentumai, később elvégzendő teendők, számlák, stb. Ha nem irodában dolgozol, hanem otthon, akkor „csak” a szűk család látja. Nem igaz? De mi legyen ezekkel? Hogyan és hová fognak eltűnni, és főleg mikor? Régen rendszeresen belefulladtam a papírkupacokba és utáltam, hogy nem volt arra rendszerem, hogyan tüntessem el őket.

Ezt a helyzetet kétféleképpen hidaltam át: egyrészről vásároltam öt irattartó papucsot, amiket a fejem fölötti polcra tettem – szintén karnyújtásnyira. Az öt papucsba öt fontos téma került:

• bejövő és kimenő számlák,

• folyamatban lévő és lezárt rendelések, ill.

• postai feladójegyzékek.

Ezeket hónap végén kiürítem – azaz archiválom vagy a könyvelőhöz kerülnek. Hónap elején pedig mind üres. Másrészt pedig a hét során törekszem arra, hogy a kupacok lehetőleg ki se tudjanak alakulni. Ha mégis, akkor péntek a határidő, aznap legkésőbb elpakolok. Így hétvégén üres asztalon tudok alkotni és hétfőn is biztos, hogy üres asztallal állhatok neki a munkának. Így a család is örül és én is boldogabb vagyok, hogy rend van az otthoni iroda íróasztalán.

Bízom benne, hogy a négy tipp valamelyike vagy talán mindegyik támogat abban, hogy ha megfogadod, ugyanolyan örömteli legyen számodra is a munkavégzés az otthonodban, mint amilyen nekem is már évek óta.